エクセルのテクニック②

エクセルのテクニックと銘打っていますが、今回は色々な場合に役に立つテクニックを1つ紹介していきます。

辞書機能の有効活用

Windowsにはデフォルトでユーザー辞書という機能が備わっています。
これを上手く使うことで、いつも入力している内容を素早く入力し、手間を減らすことが可能になります。
使い方は簡単で、ツールバーに表示されている工具箱のようなボタン(ツールボタン)をクリックします。
するとメニューが表示されますので、その中からユーザー辞書ツールというものを選択します。

ユーザー辞書ツールを選択すると下の図のようなウインドウが開きます。

最初は何も登録されていませんので、鉛筆のマークのボタン(登録ボタン)を押してよく使う単語を登録していきます。
ここでポイントになるのがよく使う単語の2,3文字+アルファベット一文字(例えば○○会社の場合は最後にc(Companyの頭文字)を付けるなど)で登録を行うことで、単語の入力に必要なキータッチの回数を減らして素早く入力を行うことができるようになります。

登録が完了した単語はユーザー辞書ツールへと登録されていきます。
単語、よみともに重複しているものは登録時にエラーが起き、間違って同じものを複数登録するという心配はありませんので、よく使う単語はどんどん登録していきましょう。

また便利なテクニックを発見したら紹介していきたいと思います。

Excelの便利なテクニック

Excelを使用すると、計算や表を作るのがかなり楽になりますよね?
ただ何度も同じ入力を繰り返しているうちに、ミスが出てしまったり、入力漏れがでてしまうことがあります。
今回は複数のセルへ同じ内容をまとめて入力する方法を紹介していきます。

複数のセルへまとめて入力①

まずは基本となるセルに入力を行います。
次にそのセルにカーソルを合わせて右クリックをし、コピーを選択します。
すると、選んだセルの周りを点線がぐるぐると回る状態へと変化します。

コピー
コピーを選ぶと選んだセルの周りに印が付く

この状態で先ほど選んだセルの内容を貼りつけたい場所を選択した後、右クリックし貼り付けを行うとその場所に先ほどコピーした内容がまとめて入力されます。
この選択したセルは隣合っている必要はなくCtrlキーを押しながらセルの選択を行うことで離れているセルにもまとめて入力を行うことが可能になります。

貼り付け
貼り付けを行うと選択しているセルに内容が反映される

複数のセルへまとめて入力②

他の方法としてはあらかじめ入力したいセルを選択して内容を入力し、最後にCtrl+Enterを入力するというものです。

同時入力
Ctrl+Enterを押すと複数のセルに同時に入力される

すると先ほど入力した値が選択していた複数のセルへとまとめて入力されます。

複数のセルへまとめて入力③

最後に紹介する方法は入力したセルの隣合ったセルにしかできない方法ですが、かなり便利な使い方ができます。
まずセル1つ分に入力を行います。
そしてそのセルを選ぶ際に右下にある■にカーソルを合わせると、カーソルが+に変化しますので、その状態で横か縦の伸ばしたい方向へと引っ張ります。

ドラッグによるコピー
カーソルを合わせてドラッグ(クリックしながら引っ張る)する

すると伸ばしたセル全てに元となったセルの内容が反映されます。
ただこの方法にはもう一つ利点があります。
それは複数の隣合うセルを選択すると、その並びから規則性を見出しその通りに入力を行ってくれるという点です。

入力補完
Excelが規則性をみつけて入力を補完する

他にも面白いテクニックがまだまだありますので、また次回紹介していきます。

データ作成時のテクニック(ショートカット編)2

今回は入稿用のデータ作成に関して、Windowsではよく使われているであろうWord、Excelのショートカットに関してまとめました。
これらの機能を覚えることで、更なる時短が望めます。
まずはよく使う機能だけでも覚えてみてください。

Word編

動作 ショートカット
ファイルを開く Ctrl+O
新規ファイル作成 Ctrl+N
ファイルを保存 Ctrl+S
ファイルを閉じる Ctrl+W
印刷する Ctrl+P
印刷プレビューの表示 Ctrl+Alt+I
切り取り Ctrl+X
コピー Ctrl+C
貼り付け Ctrl+V
すべてを選択する Ctrl+A
太字にする Ctrl+B
斜体にする Ctrl+I
下線を引く Ctrl+U
フォントを小さくする Ctrl+[
フォントを大きくする Ctrl+]
テキストを中央揃えにする Ctrl+E
テキストを左揃えにする Ctrl+L
テキストを右揃えにする Ctrl+R
キャンセル Esc
元に戻す Ctrl+Z
やり直し Ctrl+Y
現在の行を移動 Alt+Shift+↑ or ↓
下付き文字を適用する Ctrl+=(等号)
上付き文字を適用する Ctrl+Shift+=(等号)
改行 Shift+Enter
改ページ Ctrl+Enter
段区切り Ctrl+Shift+Enter
著作権記号© Alt+Ctrl+C
登録商標記号Ⓡ Alt+Ctrl+R
商標登録™ Alt+Ctrl+T
省略記号… Alt+Ctrl+.(ピリオド)

Excel編

動作 ショートカット
上書き保存 Ctrl+S
名前を付けて保存 F12
選択したセルの切り取り Ctrl+X
選択したセルのコピー Ctrl+C
コピーした内容の貼り付け Ctrl+V
元に戻す Ctrl+Z
やり直し Ctrl+Y
ヘルプ表示 F1
ファイルを開く Ctrl+O
印刷する Ctrl+P
Excelを終了する Alt+F4
新しいBookを開く Ctrl+N
現在のBookを閉じる Ctrl+W
次のBookを開く Ctrl+F6
Bookウインドウを最小化する Ctrl+F9
前のワークシートを表示する Ctrl+PageUp
次のワークシートを表示する Ctrl+PageDown
ワークシートの追加 Shift+F11
右のセルに移動 Tab
左のセルに移動 Shift+Tab
下のセルに移動 Enter
上のセルに移動 Shift+Enter
現在の行の先頭セルに移動 Home
A1セルに移動 Ctrl+Home
データ範囲の端に移動 Ctrl+方向キー
セルを編集モードにする F2
選択範囲のセルにデータを入力 Ctrl+Enter
未確定の入力情報を削除 Esc
現在のセルの内容を削除 BackSpace
選択範囲のセルの内容を削除 Delete
現在の時刻をセルに入力 Ctrl+:(コロン)
現在の日付をセルに入力 Ctrl+;(セミコロン)
検索タブの表示 Ctrl+F
置換タブの表示 Ctrl+H
罫線の追加 Ctrl+Shift+6
罫線の削除 Ctrl+Shift+_(アンダーバー)
太字にする Ctrl+B
斜体にする Ctrl+I
下線を引く Ctrl+U
取り消し線を引く Ctrl+5