エクセルのテクニック②

エクセルのテクニックと銘打っていますが、今回は色々な場合に役に立つテクニックを1つ紹介していきます。

辞書機能の有効活用

Windowsにはデフォルトでユーザー辞書という機能が備わっています。
これを上手く使うことで、いつも入力している内容を素早く入力し、手間を減らすことが可能になります。
使い方は簡単で、ツールバーに表示されている工具箱のようなボタン(ツールボタン)をクリックします。
するとメニューが表示されますので、その中からユーザー辞書ツールというものを選択します。

ユーザー辞書ツールを選択すると下の図のようなウインドウが開きます。

最初は何も登録されていませんので、鉛筆のマークのボタン(登録ボタン)を押してよく使う単語を登録していきます。
ここでポイントになるのがよく使う単語の2,3文字+アルファベット一文字(例えば○○会社の場合は最後にc(Companyの頭文字)を付けるなど)で登録を行うことで、単語の入力に必要なキータッチの回数を減らして素早く入力を行うことができるようになります。

登録が完了した単語はユーザー辞書ツールへと登録されていきます。
単語、よみともに重複しているものは登録時にエラーが起き、間違って同じものを複数登録するという心配はありませんので、よく使う単語はどんどん登録していきましょう。

また便利なテクニックを発見したら紹介していきたいと思います。

Excelの便利なテクニック

Excelを使用すると、計算や表を作るのがかなり楽になりますよね?
ただ何度も同じ入力を繰り返しているうちに、ミスが出てしまったり、入力漏れがでてしまうことがあります。
今回は複数のセルへ同じ内容をまとめて入力する方法を紹介していきます。

複数のセルへまとめて入力①

まずは基本となるセルに入力を行います。
次にそのセルにカーソルを合わせて右クリックをし、コピーを選択します。
すると、選んだセルの周りを点線がぐるぐると回る状態へと変化します。

コピー
コピーを選ぶと選んだセルの周りに印が付く

この状態で先ほど選んだセルの内容を貼りつけたい場所を選択した後、右クリックし貼り付けを行うとその場所に先ほどコピーした内容がまとめて入力されます。
この選択したセルは隣合っている必要はなくCtrlキーを押しながらセルの選択を行うことで離れているセルにもまとめて入力を行うことが可能になります。

貼り付け
貼り付けを行うと選択しているセルに内容が反映される

複数のセルへまとめて入力②

他の方法としてはあらかじめ入力したいセルを選択して内容を入力し、最後にCtrl+Enterを入力するというものです。

同時入力
Ctrl+Enterを押すと複数のセルに同時に入力される

すると先ほど入力した値が選択していた複数のセルへとまとめて入力されます。

複数のセルへまとめて入力③

最後に紹介する方法は入力したセルの隣合ったセルにしかできない方法ですが、かなり便利な使い方ができます。
まずセル1つ分に入力を行います。
そしてそのセルを選ぶ際に右下にある■にカーソルを合わせると、カーソルが+に変化しますので、その状態で横か縦の伸ばしたい方向へと引っ張ります。

ドラッグによるコピー
カーソルを合わせてドラッグ(クリックしながら引っ張る)する

すると伸ばしたセル全てに元となったセルの内容が反映されます。
ただこの方法にはもう一つ利点があります。
それは複数の隣合うセルを選択すると、その並びから規則性を見出しその通りに入力を行ってくれるという点です。

入力補完
Excelが規則性をみつけて入力を補完する

他にも面白いテクニックがまだまだありますので、また次回紹介していきます。

便利なPDFファイル

ちょこプリではデータの入稿を行う際に、PDFファイルでの入稿を推奨しています。
なぜならPDFファイルで入稿を行うことにはかなりのメリットがあるからです。
今日はそんなPDFファイルで入稿を行うメリットについて解説していきます。

PFD入稿によるメリット

ファイルの容量が軽くなる

PDFファイルに変換することにより、データの容量が軽くなります。
これにより、ご入稿頂く際にデータ転送サービスを利用することなく、メールへの添付で済ませることが可能になります。

ソフトの制限がなくなる

データの入稿を行う場合、その印刷通販サイトがどのソフトのファイル形式を受け付けているかを確認しないといけないのですが、PDFファイルに変換を行った時点で元のソフトとは関係のない状態で保存されますので、ファイルの種類により印刷を受け付けができないということがなくなります。

ファイルの添付漏れがなくなる

PDFファイルは単独で、画像やフォントの情報を持つことが可能なので、作成したファイルを入稿する際、使用している画像ファイルやフォントが同封されておらず、希望通りの仕上がりにならないという事態を防ぐことが可能です。

仕上がりのチェックがかんたん

PDFファイルの場合AdobeReaderという無料のソフトを使うことで、どんなパソコンでも仕上がりの状態を確認することが可能になります。これにより少しデータの修正を行いたいという場合に作成を行ったソフトウェアがインストールされたコンピューターが手元になくてもデータの修正が可能になります。

作業環境が統一できる

WindowsやMac、linuxといった使用している作業環境による違いを気にする必要がなくなります。

データ作成時のテクニック(ショートカット編)2

今回は入稿用のデータ作成に関して、Windowsではよく使われているであろうWord、Excelのショートカットに関してまとめました。
これらの機能を覚えることで、更なる時短が望めます。
まずはよく使う機能だけでも覚えてみてください。

Word編

動作 ショートカット
ファイルを開く Ctrl+O
新規ファイル作成 Ctrl+N
ファイルを保存 Ctrl+S
ファイルを閉じる Ctrl+W
印刷する Ctrl+P
印刷プレビューの表示 Ctrl+Alt+I
切り取り Ctrl+X
コピー Ctrl+C
貼り付け Ctrl+V
すべてを選択する Ctrl+A
太字にする Ctrl+B
斜体にする Ctrl+I
下線を引く Ctrl+U
フォントを小さくする Ctrl+[
フォントを大きくする Ctrl+]
テキストを中央揃えにする Ctrl+E
テキストを左揃えにする Ctrl+L
テキストを右揃えにする Ctrl+R
キャンセル Esc
元に戻す Ctrl+Z
やり直し Ctrl+Y
現在の行を移動 Alt+Shift+↑ or ↓
下付き文字を適用する Ctrl+=(等号)
上付き文字を適用する Ctrl+Shift+=(等号)
改行 Shift+Enter
改ページ Ctrl+Enter
段区切り Ctrl+Shift+Enter
著作権記号© Alt+Ctrl+C
登録商標記号Ⓡ Alt+Ctrl+R
商標登録™ Alt+Ctrl+T
省略記号… Alt+Ctrl+.(ピリオド)

Excel編

動作 ショートカット
上書き保存 Ctrl+S
名前を付けて保存 F12
選択したセルの切り取り Ctrl+X
選択したセルのコピー Ctrl+C
コピーした内容の貼り付け Ctrl+V
元に戻す Ctrl+Z
やり直し Ctrl+Y
ヘルプ表示 F1
ファイルを開く Ctrl+O
印刷する Ctrl+P
Excelを終了する Alt+F4
新しいBookを開く Ctrl+N
現在のBookを閉じる Ctrl+W
次のBookを開く Ctrl+F6
Bookウインドウを最小化する Ctrl+F9
前のワークシートを表示する Ctrl+PageUp
次のワークシートを表示する Ctrl+PageDown
ワークシートの追加 Shift+F11
右のセルに移動 Tab
左のセルに移動 Shift+Tab
下のセルに移動 Enter
上のセルに移動 Shift+Enter
現在の行の先頭セルに移動 Home
A1セルに移動 Ctrl+Home
データ範囲の端に移動 Ctrl+方向キー
セルを編集モードにする F2
選択範囲のセルにデータを入力 Ctrl+Enter
未確定の入力情報を削除 Esc
現在のセルの内容を削除 BackSpace
選択範囲のセルの内容を削除 Delete
現在の時刻をセルに入力 Ctrl+:(コロン)
現在の日付をセルに入力 Ctrl+;(セミコロン)
検索タブの表示 Ctrl+F
置換タブの表示 Ctrl+H
罫線の追加 Ctrl+Shift+6
罫線の削除 Ctrl+Shift+_(アンダーバー)
太字にする Ctrl+B
斜体にする Ctrl+I
下線を引く Ctrl+U
取り消し線を引く Ctrl+5

データ作成時のテクニック(ショートカット編)

入稿用のデータの作成には、イラストレーターやフォトショップがよく使われていると思います。
ここではそれらを使う際にスピードアップを目指すための便利なショートカットキーを紹介していきます。

イラストレーター編

ツール名 Windows Mac
選択ツール V V
ダイレクト選択ツール A A
ペンツール P P
長方形ツール M M
楕円形ツール L L
ツール・パレットの表示 Tab Tab
パレットのみ表示切替 Shift+Tab Shift+Tab
パスの方向点の切替 ペンツール+Alt ペンツール+Option
文字ツール T T
手のひらツール(一時的) Space Space
ズームツール Z Z
新規ファイルの作成 Ctrl+N ⌘+N
ファイルを開く Ctrl+O ⌘+O
配置 Ctrl+Shift+P ⌘+Shift+P
ファイルを閉じる Ctrl+W ⌘+W
ファイルの保存 Ctrl+S ⌘+S
Web用に保存 Ctrl+Alt+Shift+S ⌘+Option+Shift+S
ドキュメント設定 Ctrl+Alt+P ⌘+option+P
印刷 Ctrl+P ⌘+P
終了 Ctrl+Q ⌘+Q
取消し Ctrl+Z ⌘+Z
やり直し Ctrl+Shift+Z ⌘+Shift+Z
カット Ctrl+X ⌘+X
コピー Ctrl+C ⌘+C
貼り付け Ctrl+V ⌘+V
前面に貼り付け Ctrl+F ⌘+F
背面に貼り付け Ctrl+B ⌘+B
環境設定 Ctrl+K ⌘+K
変型の繰り返し Ctrl+D ⌘+D
グループ化 Ctrl+G ⌘+G
グループ解除 Ctrl+Shift+G ⌘+Shift+G
ロック Ctrl+2 ⌘+2
すべてのロックを解除 Ctrl+Alt+2 ⌘+Option+2
選択オブジェクトを隠す Ctrl+3 ⌘+3
すべてのオブジェクトを表示 Ctrl+Alt+3 ⌘+Option+3
前面へ移動 Ctrl+] ⌘+]
背面へ移動 Ctrl+[ ⌘+[
最前面へ移動 Ctrl+Shift+] ⌘+Shift+]
最背面へ移動 Ctrl+Shift+[ ⌘+Shift+[
クリッピングマスクを作成 Ctrl+7 ⌘+7
ライブペイントグループに変換 Ctrl+Alt+X ⌘+Option+X
文字をアウトライン化する Ctrl+Shift+O ⌘+Shift+O
すべてを選択 Ctrl+A ⌘+A
プレビューを切り替え Ctrl+Y ⌘+Y
ズームイン Ctrl++(プラス) ⌘++(プラス)
ズームアウト Ctrl+-(マイナス) ⌘+-(マイナス)
全体表示 Ctrl+0 ⌘+0
実寸表示 Ctrl+1 ⌘+1

フォトショップ編

ツール名 Windows Mac
移動ツール V V
長方形選択ツール M M
なげなわツール L L
クイック選択ツール W W
切り抜きツール C C
スポイトツール I I
スポット修復ブラシツール J J
ブラシツール B B
コピースタンプツール S S
消しゴムツール E E
グラデーションツール G G
ペンツール P P
横書き文字ツール T T
長方形ツール U U
手のひらツール H H
回転ビューツール R R
ズームツール Z Z
新規作成 Ctrl+N ⌘+N
ファイルを開く Ctrl+O ⌘+O
参照 Ctrl+Alt+O ⌘+Option+O
ドキュメントを閉じる Alt+W ⌘+W
すべてのドキュメントを閉じる Ctrl+Alt+W ⌘+Option+W
上書き保存 Ctrl+S ⌘+S
名前を付けて保存 Ctrl+Alt+S ⌘+Option+S
Web用に保存 Ctrl+Shift+Alt+S ⌘+Shift+Option+S
印刷 Ctrl+P ⌘+P
終了 Ctrl+Q ⌘+Q
取り消し Ctrl+Z ⌘+Z
一つ戻る Ctrl+Alt+Z ⌘+Option+Z
一つ進む Ctrl+Shift+Z ⌘+Shift+Z
切り取り Ctrl+X ⌘+X
コピー Ctrl+C ⌘+C
貼り付け Ctrl+V ⌘+V
同じ位置にペースト Ctrl+Shift+V ⌘+Shift+V
塗りつぶし Shift+F5 Shift+F5
自由変形 Ctrl+T ⌘+T
環境設定 Ctrl+K ⌘+K
すべてを選択 Ctrl+A ⌘+A
選択を解除 Ctrl+D ⌘+D
選択範囲を反転 Ctrl+Shift+I ⌘+Shift+I
グレースケール化 Ctrl+Shift+Alt+B ⌘+Shift+Option+B
自動トーン補正 Ctrl+Shift+L ⌘+Shift+L
自動コントラスト Ctrl+Shift+Alt+L ⌘+Shift+Option+L
自動カラー補正 Ctrl+Shift+B ⌘+Shift+B
新規レイヤー Ctrl+Shift+N ⌘+Shift+N
レイヤーのコピー Ctrl+J ⌘+J
クリッピングマスクの作成 Ctrl+Alt+G ⌘+Option+G
レイヤーのグループ化 Ctrl+G ⌘+G
グループ解除 Ctrl+Shift+G ⌘+Shift+G

全てを覚える必要はなく、よく使うものを覚えるだけでもかなり作業スピードはアップするようになります。

入稿データ作成時の注意2

ちょこプリで製本を依頼する際に入稿するデータを造っていただくのですが、その際に「面付け」という工程を取る必要があります。
この「面付け」を行うことにより、ページの順番が決まりますので、かなり重要な工程となります。

中綴じの場合

中綴じの場合は以前紹介した通り紙を重ねた中心に針金を打つという仕様上、面付けが複雑になります。

中綴じの面付け

しかし、ちょこプリへご入稿頂く場合は面付けの作業はこちらで行いますので、ご入稿して頂くデータは単ページ、もしくは見開きページでのご入稿でも問題はありません!

中綴じ入稿データの例

無線綴じの場合

無線綴じの場合は本の構造上紙を重ねたものを表紙でくるんで糊止めを行うので、中綴じのように難しい面付けはありません。
しかし一つだけ注意しなければいけない点があります。それは表紙を作成する際に紙の厚み分余分に大きめに作らなければなりません。
これを「背」と言います。この「背」」がない場合どうなるのかというと、表紙でくるんだ際に紙の厚みの分だけ長さが足りなくなってしまい表紙が端まで届かなくなってしまいます。

長さが足りず本文が見えている状態

無線綴じでデータの入稿を行う際は、表紙、裏表紙の会田に背の部分を入れてつなげたもの、本文については単ページ毎に着作っていただき、ファイル名にページを明記するようによろしくお願いいたします。
これは中綴じも同じなのですが、ページ数が把握できない場合は、データ不備として扱う場合があります。

入稿データ作成時の注意

印刷通販サイトちょこプリでは、最短4営業日での発送が可能としていますが、ご入稿頂いたデータに不備があった場合、到着が遅れてしまう恐れがあります。
今回はそのような事態を回避するために、データの作成時にどのようなことに気を付ければいいかの解説をしていきます。

トンボ

トンボとは、印刷物を既定の大きさにカットする際の目印となるもののことを指します。
トンボには2種類あり、角を表す「コーナートンボ」、印刷物の中心を表す「センタートンボ」と呼ばれるものがあります。また、コーナートンボの2本の線の幅は決まっており、3㎜となっています。

トンボの種類
トンボの種類
コーナートンボの幅
トンボの幅

コーナートンボは1つの角につき1つ存在するため、4つで1組となっています。
センタートンボは各辺に1つ存在するため、これも同じく4つで1組となっています。

トンボの形
トンボの仕組み

実際に断裁(紙をカットすること)が済んだあとの仕上がりサイズは、破線で囲まれた灰色の部分になります。
原稿データにトンボがなかった場合は断裁位置が不明のデータ不備扱いとなり、納期が遅れる原因となりますので、ご入稿の前に確認をお願いいたします。

塗り足し

塗り足しとは、本来の仕上げサイズよりも大きく図柄を用意することを言います。
塗り足しを行うことにより、トンボで断裁を行った際、断裁市がずれた場合に紙の印刷していない地の部分が出るのを防ぐことができます。
データを作成する際にトンボに合わせて3㎜ほど実際のサイズよりもはみだして塗り足しをつくれば下地の色が出ることはほぼありません。

塗り足しの有無による違い
塗り足しの有無による断裁時の違い

文字切れ

文字切れとは名前の通り印刷物の断裁を行った際に文字が切れて想定とは違う仕上がりになってしまうことを言います。
この状態を回避するには仕上がり線ぎりぎりに文字を配置するのではなく、ある程度余裕を持って内側wに文字を配置することで回避することが可能となります。
実際にデータを作成する際は仕上がり線よりも3㎜程度内側にして頂くことで、文字切れが起こる心配はほとんどなくなります。

文字切れの例
文字切れの例